METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE  ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

      Todo estudio organizacional se encuentra basado en un proceso que parte de la percepción y determinación de la problemática, definición de los factores de estudio, objetivos, lineamientos y campos de trabajo para su realización, la captación y el análisis de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar las recomendaciones hasta presentar por escrito el informe a las autoridades, implantar las recomendaciones, evaluar, dar seguimiento y retroalimentar el proceso.

ETAPAS:

1) VISIÓN DEL ESTUDIO

      Etapa inicial del estudio organizacional, a partir del cual se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propósito.

VISIÓN DEL ESTUDIO
1) Aproximación a conceptos

2) Evolución de la idea
Captación, análisis y selección de ideas que permite sentar las bases para definir la naturaleza, alcance, requerimientos y expectativas a alcanzar. Captación, depuración y fortalecimiento de las ideas para hacerlas crecer hasta madurar como producto.

2) PLANEACION DEL ESTUDIO

Consiste en precisar la naturaleza y alcance del estudio y establecer los términos de referencia para orientar su ejecución.

a) Determinar el factor de estudio:
• Identificar el elemento o variables que deben ser estudiados para determinar el objetivo del estudio.

b) Fuentes de estudio:
• Internas: Órganos de gobierno, nivel directivo, nivel medio, área afectada, otras unidades administrativas, unidades de mejoramiento administrativo, comisiones o grupos de trabajo, recursos de información.
• Externas: Normativas, organizaciones análogas, organizaciones lideres, proveedores, clientes o usuarios.

c) Definición del objetivo de estudio:
• Debe ser muy específico en cuanto a las condiciones que la organización espera como resultado de sus acciones.

d) Investigación preeliminar:
• Reconocimiento para determinar la situación administrativa de la organización que implica la revisión de la literatura técnica y legal.

e) Lineamientos para orientar la investigación:
• Jerarquizar las prioridades en función del fin que se persigue
• Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión del factor de estudio
• Especificar tipo de conocimientos que se requieren para aportar elementos de apoyo al estudio
•Estimación de tiempo, recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios

f) Contenido de la investigación:
• Información referente a leyes y disposiciones normativas que aplican a la organización
• Información sobre el campo de trabajo (organigramas, manuales, estudios técnicos etc.)

• Información de otras organizaciones. 

3) Recopilación de Datos

* Está dirigida hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento inoperantes.

4) Análisis de Datos

* Consiste en el sometimiento a un proceso de análisis o examen crítico que permita precisar las causas del estudio ponderar las opciones de acción para su efectiva atención.

5) Implantación

* Constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organización, ya que es el momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir el objetivo del estudio.











6) Evaluación

* Consiste en comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como de los ajustes operativos que se desprendan de éstas. 

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

DEPARTAMENTO DE O Y M

      La O y M nace mucho antes que el estudio de los sistemas de información Computarizados, desde el inicio de la administración científica. O y M se encargaba del estudio de los sistemas de información de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de información computarizados no excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de información, muy por el contrario, un sistema de información computarizado que no sea desarrollado en forma armónica con la parte manual que lo alimenta y a la cual proporciona información, no puede funcionar eficientemente. 

OBJETIVOS 

      El objetivo básico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a través de la simplificación de las operaciones y eliminación de aquellas actividades que se consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas. 

ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M 

      La rápida expansión de la aplicación de las técnicas del análisis y diseño de sistemas y la instrumentación de sistemas d procesamiento de datos (PED) no han sido aparejadas con el desarrollo de la interacción entre sistemas y O y M en muchas organizaciones se instrumentan sistemas electrónicos de procesamiento de datos (PED) y sin embargo la parte manual de las actividades a desarrollar (elaboración y distribución de memoranda, verificaciones y firmas, archivos manuales, etc.) no son revisadas actualizadas ni compatibilizadas con el PED. El resultado frecuente es que el sistema total no funciona como se esperaba y las ineficiencias continúan; la evolución del PED hacia sistemas de información general (SIG), o los actuales sistemas de soporte para decisiones gerenciales (SSDG). No han mejorado la situación. Se continúa pensando en muchas organizaciones que O y M y sistemas son dos disciplinas separadas y que deben trabajar separadas. No podemos estudiar un sistema y computarizarlo en forma aislada del sistema total del cual forma parte. El enfoque de sistemas, en el que la organización es considerada como un conjunto de partes que interactúan para el logro de un objetivo. Establecer que el sistema manual y el computarizado interactivo. Esto significa que existe existe un conjunto de relaciones entre ellos y cuando uno de los dos se altera el otro también se ve afectado, por tal motivo es necesario estudiar ambos sistemas en conjuntos o aun mejor estudiar el conjunto como un solo sistemas. 

LAS FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M SON LAS SIGUIENTES 

1. Análisis del sistema general de información. 

2. Estudio de los Procedimientos. 

3. Análisis de las funciones. 

4. Elaboración de Manuales. 

5. Diseño, evaluación y administración información.

 6. Análisis y diseño de los sistemas de información (especial los archivos manuales). 

7. Estudio de la estructura organizada. 

8. Ordenamiento o distribución de oficinas (aplicación de nuevas tecnologías ). 

9. Participación en estudios sobre automatización de oficinas. 

10. Participación en estudios de Calidad Total. 

11. Estudios de Servucción. 

12. Planificación de la grupomática. Estudiaremos cada una de estas funciones en detalles

Organización y Métodos

                                           ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

      Una forma de proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados”.Estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumple la función de aconsejar a los interesados en mejorar la organización y métodos empleados.Su finalidad es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra.

IMPORTANCIA:

     Un sistema de Organización y Métodos es importante para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven acabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización. 

 FUNCIÓN:

       Busca los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo. Determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio.Conceptuar al “método” como el proceso de reflexión que permite abordar el problema de la organización.El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.

RELACIÓN:

La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados.